小企業(yè)會計制度范本—財務會計制度模板
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財務制度
目 錄
1 費用支出報銷程序及票據(jù)要求 3
1.1 借款、報銷用票據(jù)分類及用途 3
1.2 原始憑證審核要素 4
1.3 報銷單據(jù)整理、填寫的要求 4
2 借款管理制度 6
2.1 借款審批制度 6
2.2 借款歸還制度 7
3 資產(chǎn)管理制度 8
3.1 資產(chǎn)的采購申請 8
3.2資產(chǎn)領用申請 9
3.3 資產(chǎn)的保管責任 9
3.4 資產(chǎn)的退回與變更領用人 10
3.5 資產(chǎn)折舊計算分攤原則 10
3.6財務部資產(chǎn)盤點 10
4 辦公用品費用報銷規(guī)定 10
5 交際應酬費報銷規(guī)定 11
5.1 禮品報銷規(guī)定 11
5.2 禮品費、招待費報銷規(guī)定 12
6 交通費報銷規(guī)定 13
6.1 市內(nèi)出租車費報銷規(guī)定 13
6.2 私車公用車補報銷規(guī)定 13
6.3 交通費用報銷規(guī)定 14
7 午餐費報銷規(guī)定 14
8 通訊設備使用管理制度 15
9 會議費報銷制度 16
10 差旅費報銷制度 16
10.1 出差申請及考勤備案： 16
10.2 出差借款： 17
10.3 出差標準 17
10.4出差報銷 18
11 合同審批制度 19
12 開發(fā)票流程 19
13未盡事宜將逐步完善 19
1 費用支出報銷程序及票據(jù)要求
1.1 借款、報銷用票據(jù)分類及用途
?借款單：公司員工在沒有取得正式發(fā)票或正式發(fā)票沒有經(jīng)過相應審批時需要向公司財務借款時填寫；預支備用金時借款。
?費用報銷審批單：所有款項支付時均應填寫費用報銷審批單，報銷項目包括：交通費、招待費、通訊費、辦公費、會務費、書報費等日常費用，用以說明款項支出性質(zhì)的描述請在“備注”中寫明；涉及項目或合同，請在“項目名稱”處標明項目（或合同）名稱及項目編號。
?差旅費報銷單：用于報銷在非北京市范圍內(nèi)發(fā)生的各項費用或支出的憑證，應將原始發(fā)票分類整理后，粘貼在差旅費報銷單后。
?付款審批單：僅限于業(yè)務部門或采購部門人員用于支付合同款或采購款項。
?出差審批單：用于出差借款時填寫的注明出差地、出差事由、借款金額及出差起止日的單據(jù)。
?票據(jù)粘貼單：用于整理零散的原始票據(jù)，將原始票據(jù)正面向上并粘貼于此單上面，原始憑證大小應以不出粘貼單邊緣為限。按費用類別及費用發(fā)生地分別粘貼；票據(jù)粘貼單用空白紙代替即可（規(guī)格大小同以上單據(jù)）。
?交通費明細：用于填寫交通費明細，根據(jù)交通費發(fā)生的時間分別填寫《加班交通費明細表》、《日常交通費明細表》：因工作需要加班發(fā)生的交通費填寫《加班交通費明細表》；工作時間發(fā)生的交通費填寫《日常交通費明細表》。報銷加班交通費必須由人事部簽字；報銷交通費時務必后附此單。
?外出登記單：用于外出人員在前臺登記外出記錄的單據(jù)。此單據(jù)用于支持報銷《日常交通費明細表》，人事負責人據(jù)此單在《日常交通費明細表》中簽字。
?加班申請單：用于員工需要加班時填寫的單據(jù)。此單必須提前申請（最遲當天或加班后的第一天），交由前臺，前臺根據(jù)此單結(jié)合打卡記錄統(tǒng)計考勤。無此單的加班不予報銷加班餐費、加班交通費。
?交際宴請明細單：用于員工有宴請需求時填寫的單據(jù)。此單必須在宴請發(fā)生前提出申請，報銷招待費時務必后附此單。
?出差審批單:用于員工有出差需求時填寫的單據(jù)。此單在員工出差期間交由前臺保管，員工回司后到前臺取回此單到人事部簽到，然后執(zhí)人事部簽字的審批單至財務報銷差旅費。
?采購申請單:用于申請金額小于2000元的采購。此單由有采購需求的部門填寫，詢價后交由行政部負責其后的審批流程。公司所有的采購必須由專門負責采購的部門采購，部門自行采購公司不予報銷。目前公司采購部門：行政部
?固定資產(chǎn)申請單:用于申請金額大于2000元的采購。此單由有采購需求部門填寫，詢價后交由行政部負責其后的審批流程。公司所有的采購必須由專門負責采購的部門采購，部門自行采購公司不予報銷。目前公司采購部門：行政部
1.2 原始憑證審核要素
原始憑證為取得的外單位開具的收取款項及具體用途的憑證，屬國家稅務機關或行政管理機關專門監(jiān)制，包括：
?商業(yè)專用發(fā)票：用于購買物品，在發(fā)票上須列明品名、數(shù)量、單價、金額；
?服務業(yè)定額發(fā)票：分為定額發(fā)票及兩類，用于提供服務而開具的發(fā)票，在發(fā)票上須列明服務事項、金額。手工填寫的服務業(yè)發(fā)票無效。
?發(fā)票中各項內(nèi)容均須完整填寫：付款單位處必須填寫公司全稱；發(fā)票上必須蓋有收款單位財務章；日期為實際支付款項日期；大寫小寫金額書寫清楚一致；如不一致以最小金額報銷；所購物品或服務類別應填寫清楚；發(fā)票必須加蓋“國家稅務局”、“地方稅務局”、“財政部門行政事業(yè)性收費”等專用章及公交郵電等部門規(guī)定的報銷憑據(jù)。
?住必須包括的內(nèi)容：付款單位全稱、住宿起止日期、住宿天數(shù)、住宿人數(shù)、單價、總金額等項目，報銷人自己手寫無效。
?發(fā)票自簽發(fā)之日期起，有效期為2個月。超過2個月的發(fā)票為無效票據(jù)，財務部不予報銷。
?所有發(fā)票不能跨年度報銷，年度初第一個月可報銷開發(fā)票日期為上年度12月內(nèi)的發(fā)票。
?發(fā)票丟失，財務部不予報銷，若已從公司借款，從經(jīng)辦人次月工資中扣除。?
?因經(jīng)辦人原因未開具發(fā)票或發(fā)票丟失的不予以報銷，因收款單位原因未開具合法發(fā)票的必須有指定的用途事項，有明確的收款單位開據(jù)的帶財務章或公章的收據(jù)或其他證明材料。?
1.3 報銷單據(jù)整理、填寫的要求
1)日常費用支出，均需填寫“費用報銷審批單”，寫明報銷費用名稱，“費用報銷審批單”中未包括的費用項，可以自行在“費用類別”處填寫；與項目有關的，寫明項目名稱。日常費用范圍：除采購、有合同支持的支出、差旅費報銷之外的款項支出均需填寫此單。
2) 壹張“費用報銷審批單”后可附多張附件：
?日常交通費的報銷必須后附經(jīng)本人及上級領導簽字的《日常交通費明細表》；報銷日常交通費，必須在前臺《外出登記單》中登記，未登記或者登記時間與報銷時間不一致的不予報銷；
?加班交通費、餐費的報銷必須后附經(jīng)本人及上級領導簽字的《加班申請單》、《加班交通費明細表》；
?招待費的報銷必須填寫《交際宴請、禮品申請明細單》：交際宴請或禮品支出必須在招待或者禮品實際支出之前進行申請；若事情緊急，必須電話或者短信請示上級領導；
?日常采購的報銷：單價低于2000元的，報銷時必須后附《采購申請單》，單價高于1000元的必須三方（申請部門、行政部門、財務部）詢價，選擇性價比高者；采購必須由行政部門執(zhí)行，其他部門自行采購不予報銷。
3)“借款單”詳見《2 借款管理制度》
借款單必須寫明借款事由，備注應注明還款或報銷時間。
4）有合同支持的付款，均需填寫“付款審批單”：申請人在申請付款時必須將“付款審批單”中需要填寫的信息填寫完整：部門、申請人、與項目有關的事宜，必須寫明項目名稱、合同編號、合同付款情況、付款方式、收款單位名稱。信息不完整者財務部將不予受理；
與采購固定資產(chǎn)有關的（單價高于2000元，使用年限超過1年的），必須后附《固定資產(chǎn)采購申請單》，固定資產(chǎn)采購必須三方（申請部門、行政部門、財務部）詢價，選擇性價比高者；采購必須由行政部門執(zhí)行，其他部門自行采購不予報銷。
5）“差旅費報銷單”:報銷時必須后附經(jīng)人事核準出差天數(shù)的《出差審批單》方可報銷。
6) 票據(jù)由報銷、申請人簽字后，交本部門負責人簽字審核。由本人或部門助理持票據(jù)到財務交票，之后的流程由財務部專人負責。
1.4 報銷流程
?財務部于每周一至周五上午接收交票，交來的票據(jù)應由有相應權(quán)限的部門經(jīng)理、事業(yè)部總經(jīng)理、CEO、董事長的簽字確認。符合稅務要求的真實有效發(fā)票。財務部審核后，于次周一通知本人報銷，通知的方式為郵件通知。不符合規(guī)定的票據(jù)財務部將電話通知本人退單。（日常交通費、通訊費、招待費的報銷時間是每月27號）
?為保證財務部月底月初結(jié)帳工作的正常進行，每月月末最后5個工作日至月初前3個工作日之間為財務部內(nèi)部結(jié)帳時間，此時間段暫停交票工作。
?財務部每天對外辦公時間為9：00-17：00，17：00以后為財務部內(nèi)部結(jié)帳時間，不對外辦理付款等相關工作。
?按規(guī)定標準報銷的費用項目（交通費-加班、日常、通訊費、加班餐費、招待費等）每月匯總一次報銷，于每月26日（節(jié)假日順延）提交本月發(fā)生的票據(jù)。 每月由部門助理匯總本部門費用，填寫《日常費用匯總表》，本部門領導簽字后提交財務部。
?審批額度：
支付額度 第一審批人 第二審批人 第三審批人 第四審批人 最高審批人
日常費用（標準之內(nèi)） 部門負責人 主管會計 財務負責人
日常費用（標準之外） 部門負責人 主管會計 財務負責人 CEO 董事長
1000以內(nèi) 部門負責人 主管會計 財務負責人
1000至10000（含上不含下） 部門負責人 主管會計 財務負責人 CEO
10000以上 部門負責人 主管會計 財務負責人 CEO 董事長
2 借款管理制度
2.1 借款審批制度
?公司借款分為備用金借款、差旅費借款及專項借款，所有借款的最終審批權(quán)均為CEO或董事長（超過20000元的借款必須經(jīng)董事長簽字認可）。
?為保證公司資金周轉(zhuǎn)正常進行，公司原則上不借款，發(fā)生支出事項，由員工先行墊付后報銷。如發(fā)生金額較大，無法墊付，由部門經(jīng)理批準，報CEO或董事長審批后方可借款。
?公司可協(xié)助員工。
?不可以借用現(xiàn)金的范圍包括：招待費、員工單獨購買的特殊禮品、其他可以使用信用卡或借記卡支出的消費。
?備用金借款指公司管理人員及職能服務人員因本身職務需要，經(jīng)常性有公務小額支出，需要借用公司款項。備用金借款的支付的上限為一個月內(nèi)的經(jīng)常性小額支出額度，需要由借用人所在部門經(jīng)理提出申請，列明主要用途、借用金額及報銷頻率（每月至少報銷一次），逐級上報，最終審批權(quán)為CEO或董事長。
?備用金額度核定后，財務部門視借用人的報銷頻率及每次報銷的額度有權(quán)決定是否減少借用人的備用金額度，并報CEO或董事長審批新的備用金借款單后，將前備用金清理借款。
備用金借款，應填寫“借款單”，在借款事由處寫明借款原由；借款與項目有關的，在借款事由處標明項目名稱、項目標號。
?員工出差可以預先在財務部預借的款項包括：往返交通費（僅限城市間火車、飛機票費用）出差時間在15天以上的住宿費。
?員工出差前須填寫出差審批表，出差飛機票由行政部統(tǒng)一預定，員工填寫訂票通知單，經(jīng)部門經(jīng)理及運營總監(jiān)或總經(jīng)理簽字后，交公司前臺，辦理預訂事務，商務中心將聯(lián)系機票金額后，在出差審批表上注明金額并簽字，員工在財務部審核后，自行保存出差審批表，待報銷時與報銷單據(jù)一并交財務審核。
?專項借款：指員工因執(zhí)行特定任務，可申請事先借款，以一事一借，即借即還，前款不清后款不借為原則。要求在借款后一周內(nèi)報銷沖帳。如任務取消時，須將借款原數(shù)歸還，不得挪做他用。
?用于招待費、禮品的借款，應在財務部核對客戶檔案后方可借款。
?所有借款均須填寫“借款單”及“支出報銷說明單”，在說明單上注明往來性質(zhì)，并且標出此筆借款應計入的項目名稱及項目號，未通過立項審批的借款不予支付。
2.2 借款歸還制度
?借款原則：前不清，后不借；
?備用金借款每月至少報銷1次，否則對備用金領用人以備用金額度為基數(shù)自下月1日開始以每天1‰的比例進行罰款；
?差旅費的報銷期限為回京后5個工作日內(nèi)（以回京車、機票為準），若連續(xù)出差在京停留時間超過5個工作日的必須先將票據(jù)整理好交到財務部后方可再借差旅費出差。對于長期出差在外的員工，應在每月20日前將已發(fā)生的費用整理好，并以EMS方式寄回公司，由部門經(jīng)理指定人員代辦報銷手續(xù)，由財務部進行報銷審核，未按規(guī)定時間辦理報銷手續(xù)的，對出差人按報銷費用金額為基數(shù)每天罰款1‰；特殊情況須由部門經(jīng)理以上級別主管書面說明后以財務經(jīng)理最終批準意見處理。
?對于專項借款應于借款后5個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，如5個工作日內(nèi)專項事務發(fā)生變化，則須將所借款項全額退回，未按規(guī)定時間辦理報銷手續(xù)的，對經(jīng)辦人員按借款金額為基數(shù)每天罰款1‰。
?借款除備用金外，超過兩個月不清還，在工資中全額扣除，如借款金額超過當月工資的，依次順延于下月工資中扣除。
3 資產(chǎn)管理制度
3.1 資產(chǎn)的采購申請
公司辦公用資產(chǎn)的購置由行政部統(tǒng)一負責，各需求部門根據(jù)所購資產(chǎn)的不同按以下程序操作：
3.1.1 日常辦公用品：每月25號由各部門助理填寫本部門《日常辦公用品申請單》提交行政部，行政部次月5號發(fā)放辦公用品。辦公用品理論上一個月只可以申請一次，每人每月根據(jù)需要填寫，金額不得超過20元/人，新入職員工根據(jù)實際需求填寫。《日常辦公用品申請單》經(jīng)部門負責人簽字有效。行政部匯總各部門《日常辦公用品申請單》，填寫《采購申請單》進行采購。各部門自行采購不予報銷，經(jīng)行政部批準者除外。
3.1.2 低值易耗品、禮品、辦公軟件、辦公服務等單價低于2000元的：由需求人填寫《采購申請單》，寫明需要資產(chǎn)的品牌、規(guī)格型號、產(chǎn)品說明、數(shù)量、領用理由及估價范圍、期望到貨日期等要求，經(jīng)部門經(jīng)理以上級別主管審核批準后遞交行政部，由行政部負責其后的流程。
遞交行政部至采購資產(chǎn)入庫理論上不會遲于期望到貨日，前提：期望到貨時間不短于5個工作日。
由于申請人填寫的需求不詳造成的入庫推遲造成的損失，由申請人負責。
單價高于1000元的必須經(jīng)申請部門、行政部、財務部三方詢價，選擇性價比優(yōu)者。
采購必須由行政部執(zhí)行，各部門自行采購不予報銷，經(jīng)行政部書面批準者除外。
3.1.3固定資產(chǎn)采購（單價高于2000元的資產(chǎn)采購）：由申請人填寫《固定資產(chǎn)采購申請單》，寫明需要資產(chǎn)的品牌、型號、配置、估價范圍、期望到貨日期等要求，經(jīng)部門經(jīng)理以上級別主管審核批準后遞交行政部，由行政部負責其后的流程。
遞交行政部至采購資產(chǎn)入庫理論上不會遲于期望到貨日，前提：期望到貨時間不短于5個工作日。
?由于申請人填寫的需求不詳造成的入庫推遲造成的損失，由申請人負責。
?固定資產(chǎn)采購必須經(jīng)申請部門、行政部、財務部三方詢價，由CEO選擇性價比優(yōu)者。
?采購必須由行政部執(zhí)行，各部門自行采購不予報銷，經(jīng)行政部書面批準者除外。
?涉及電子產(chǎn)品的采購，必須由網(wǎng)管對所采購固定資產(chǎn)的配置簽字認可。
3.2資產(chǎn)領用申請
由申請人填寫《資產(chǎn)領用申請單》，申請人持審批后的《資產(chǎn)領用申請單》交行政部，行政部負責查詢庫存是否有符合要求的資產(chǎn)，如果有，由行政部根據(jù)《資產(chǎn)領用申請單》由需求人直接領用。
?如果無庫存需新采購，則由行政部將《資產(chǎn)領用申請單》由行政部在“備注”處標明需外購，執(zhí)行3.1的流程。
?資產(chǎn)購入后，行政部負責管理資產(chǎn)的員工負責檢查資產(chǎn)有無損壞，若無任何異常由行政部辦理填制入庫單，辦理入庫手續(xù)。電腦類辦公設備的檢查由網(wǎng)管等技術人員共同驗貨。
?行政部通知申請人到行政部辦理領用手續(xù)，辦理時申請人需提交《資產(chǎn)領用申請單》，同時填寫固定資產(chǎn)登記卡片。
?為明確責任，資產(chǎn)領用必須由申請人親自到行政部辦理簽字領用手續(xù)，不得以電話通知形式領用資產(chǎn)或其他人代領。
?如申請人在外地出差又必須領用該資產(chǎn)時，由領用人填寫領用單并由本人簽字后傳真至公司財務部，視同本人領用。
?《資產(chǎn)領用申請單》及《固定資產(chǎn)采購申請單》復印件由行政部報銷資產(chǎn)采購款時一并遞交財務部，財務據(jù)此做賬。
3.3 資產(chǎn)的保管責任
公司資產(chǎn)按使用形式分為自用資產(chǎn)和公用資產(chǎn)兩種：
?自用資產(chǎn)指公司員工由于工作需要而本人領用、本人使用、本人保管的資產(chǎn)；
?公用資產(chǎn)指公司指定部門、指定員工領用，部門或公司所有員工使用，由指定人負責保管的資產(chǎn)。
3.3.1 自用資產(chǎn)的保管責任：
?資產(chǎn)的安全性和完整性由使用人負責，在使用人未到行政部辦理變更手續(xù)前，資產(chǎn)發(fā)生丟失，損壞及資產(chǎn)零件拆卸等行為，都由資產(chǎn)使用人負責賠償。賠償金額按實際缺損情況確定，以資產(chǎn)凈值至資產(chǎn)原值的兩倍范圍內(nèi)賠償。
?對于因個人保管不善致使資產(chǎn)損壞或丟失的，由保管人員依主觀責任大小負責賠償，賠償限額為資產(chǎn)凈值至資產(chǎn)原值的兩倍范圍內(nèi)。
3.3.2 公用資產(chǎn)的保管責任：
?保管人必須負責檢查所領用的公共資產(chǎn)的安全性和完整性，如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)丟失、損壞及資產(chǎn)零件拆卸等情況，必須及時通知部門經(jīng)理及財務部經(jīng)理，由公司指定人員介入查找原因，如未及時通知部門經(jīng)理及財務部經(jīng)理，資產(chǎn)領用人負賠償責任。
?公司資產(chǎn)（包括汽車、復印機、打印機、投影機等）在操作過程中如果有違章操作行為需由使用人（使用人在使用過程中負保管責任）負責，并承擔由此引發(fā)的一切后果。
?如果經(jīng)過查實，保管人員有故意行為或玩忽職守的責任時，保管人員除負有賠償責任外還應承擔資產(chǎn)價值兩倍以內(nèi)的罰款。
?公司資產(chǎn)賠償形式包括：由責任人自費負責將被損壞資產(chǎn)維修至原樣；或經(jīng)公司批準后由責任人購置一件不低于原資產(chǎn)配置的新資產(chǎn)；或由責任人在認定的賠償責任內(nèi)支付現(xiàn)金作為賠償。
3.4 資產(chǎn)的退回與變更領用人
如資產(chǎn)閑置或已不需要時，應由使用人及時到行政部辦理退回手續(xù)：
?由領用人到行政部《固定資產(chǎn)登記卡片》的“使用情況登記”中由行政部在“領用人簽字”處簽字，原領用人在“經(jīng)手人”處簽字。所退資產(chǎn)由行政部負責安排檢驗資產(chǎn)的完好性，相關技術人員檢驗無誤，在《固定資產(chǎn)登記卡片》中簽字確認，由行政部在每月末通知財務部資產(chǎn)變更信息。
?如資產(chǎn)需要變更領用人時，視同原領用人辦理退回手續(xù)，新領用人填制《資產(chǎn)領用申請單》辦理領用手續(xù)。
3.5 資產(chǎn)折舊計算分攤原則
公司財務部每月底依據(jù)行政部提供的資產(chǎn)變更信息，按直線折舊法計算當月應分攤的折舊額，計入部門公共費用中。
3.6財務部資產(chǎn)盤點
財務部每季度末安排財務人員、行政人員進行資產(chǎn)全面盤點工作。
4 辦公用品費用報銷規(guī)定
辦公用品由行政部負責采購、統(tǒng)計、管理、發(fā)放和報銷；
每月25號由有需求部門填寫《日常辦公用品申請單》報行政部。
i由行政部每月底前統(tǒng)計本月辦公用品缺口，經(jīng)行政部經(jīng)理簽字后報CEO批準后執(zhí)行采購；
ii人均辦公用品不得超過20元；
iii購置辦公用品后須到行政部前臺辦理入庫手續(xù)。
iv每月5號由行政部按《日常辦公用品申請單》通知相關人員領取。
v無行政部簽字確認的購買辦公用品的費用財務部不予報銷。
vi辦公用品發(fā)票報銷時必須以入庫單作為附件。
vii辦公用品采購原則上一個月報銷一次，特殊采購須經(jīng)行政部經(jīng)理審批后經(jīng)財務部、CEO、董事長簽字后行政部方可采購。
viii4) 采購必須由行政部執(zhí)行，特殊情況必須經(jīng)行政部書面簽字確認方可采購，否則財務部不予報銷。
5 交際應酬費報銷規(guī)定
5.1 禮品報銷規(guī)定
5.1.1銷售人員應建立客戶檔案，到財務部加入公司庫，在公司庫中沒有事先登記的不予報銷招待費、禮品費等與客戶有關的一切費用。
5.1.2禮品采購工作分為批量常規(guī)禮品采購及個性化禮品采購兩類。
5.1.3批量常規(guī)禮品采購是指由公司行政部統(tǒng)一聯(lián)系購買及定制，統(tǒng)一安排采購、驗收，由公司行政部統(tǒng)一保管，需要時直接領用的禮品采購管理方式。
5.1.4個性化禮品采購是指根據(jù)實際需要有針對性進行禮品采購，由需求人自行采購、報銷的禮品采購管理方式。
5.1.5批量常規(guī)禮品采購工作流程及相關管理制度。
?公司常規(guī)禮品由行政部進行統(tǒng)一選擇，執(zhí)行《采購申請單》流程。
?需要領取禮品的人員（以下稱經(jīng)辦人）填寫“《交際宴請、禮品明細單》”，依次報部門經(jīng)理、行政部、財務部、CEO、董事長審批。
?經(jīng)辦人持《交際宴請、禮品申請明細單》到財務部核對“客戶檔案”后由財務部審批簽字。
?經(jīng)辦人持財務部簽字的《交際宴請、禮品申請明細單》經(jīng)CEO、董事長審批后到行政部處領取。
5.1.5個性化禮品采購工作流程及相關管理制度。
?個性化禮品的采購遵循“先申請、后采購、再報銷”的原則。由需求部門填寫《采購申請單》，由行政部統(tǒng)一采購。
?需求人需要向客戶贈送禮品時可以先從禮品日報表中選擇公司庫存禮品，如果庫存禮品無法滿足需求時再從行政部提供的禮品信息庫中選擇禮品。
?需求人需要事先填寫“招待費禮品費申請領用說明單”向部門負責人及CEO或董事長書面申請，如果時間緊急情況下可以電話請示，得到批準后方可以購買。
?事業(yè)部經(jīng)理可以批準500元以內(nèi)的禮品采購事項，超過500元的禮品采購必須事先經(jīng)事業(yè)部經(jīng)理、CEO批準；超過10000元的禮品采購必須經(jīng)由董事長簽字批準。
?需求人應在采購前確認所走的銷售項目余額是否充足，如果余額不足時不可以采購。
? 需求人必須從公司行政部發(fā)布的禮品信息庫中選擇禮品，如果需求人發(fā)現(xiàn)比公司禮品信息庫中價格更低或其他更適合的禮品時，需要向行政部負責人員提供相應信息，由行政部負責人員在禮品信息庫中更新禮品信息。
?銷售人員的禮品采購發(fā)票在報銷前需要持發(fā)票到行政部負責人處確認是否是禮品信息中登記禮品，并在發(fā)票上簽字確認；如果沒有行政部負責人員簽字時，發(fā)票不予報銷。
5.1.7禮品退回的管理辦法
? 經(jīng)辦人員如果發(fā)生采購或領用禮品后未送出或未使用完的情況，需要填寫“招待費禮品費申請領用說明單”，寫明禮品名稱、規(guī)格，在數(shù)量處填寫負數(shù)，金額處填寫負數(shù)，請部門負責人簽字確認。
?經(jīng)辦人員持剩余禮品及“招待費禮品費申請領用說明單”到財務部辦理退庫手續(xù)。
?財務部庫管查驗物品未拆包裝或不影響再次送出后，將禮品入庫保存并更新財務部庫存禮品日報表。
5.2 禮品費、招待費報銷規(guī)定
禮品費、招待費每月27號報銷，每月報銷一次。
?銷售人員應建立客戶檔案，到財務部加入公司庫，在公司庫中沒有事先登記的不予報銷招待費、禮品費等與客戶有關的一切費用。
?因業(yè)務關系須招待客戶的，應嚴格按審批權(quán)限事先書面申請，得到批準后方可安排。
?發(fā)生招待費用報銷時須填寫招待費報銷說明單，記錄隨同發(fā)票一起報銷。
? 報銷金額在《交際宴請、禮品明細單》申請金額以內(nèi)的，申請人和部門負責人以及事業(yè)部經(jīng)理簽字即可報銷；申請金額之外的，必須經(jīng)CEO和董事長簽字方可報銷。
? 招待客戶參觀游覽的費用報銷：招待客戶參觀或游覽時發(fā)生的門票費用應在售票處開具統(tǒng)一發(fā)票到財務報銷,各種參觀門票只做參考憑據(jù)不做為報銷憑證。
??事業(yè)部經(jīng)理可以批準500元以內(nèi)的業(yè)務招待費，超過500元的必須事先經(jīng)部門經(jīng)理、事業(yè)部經(jīng)理、CEO簽字；超過10000元的必須董事長簽字批準。
6 交通費報銷規(guī)定
交通費每月27號報銷，每月報銷一次。
6.1 市內(nèi)出租車費報銷規(guī)定
1) 員工外出辦理公務，遇以下情況可乘坐出租車：
?因業(yè)務需要外出辦事時間緊急；
?帶大件貨物或重要憑證；
?陪同客戶。
?各種理由均應在《日常交通費明細表》的業(yè)務事項中注明打車事項。
2) 能就近乘坐公共汽車的以公共汽車為主；出租車選擇標準為單價不超過2元，超標準不予報銷。
3) 出租票上須填列起止地點時間，并由經(jīng)辦人員注明去往何地辦理何事。不注明原因的一律不予報銷。
4) 如因加班（遞交了《加班申請單》通過審批的）至晚20：00后可以打車回家。
5) 各級人員市內(nèi)出租車費報銷標準：
i.董事長：實報實銷
ii.總經(jīng)理：1000元/月
iii.CEO、副總裁：800元/月
iv.總監(jiān)、副總監(jiān)：400元/月
v.部門經(jīng)理：200元/月
vi.主管：200元/月
vii.助理：200元/月
6) 試用期內(nèi)員工市內(nèi)車費的報銷標準由其直接上級逐筆審核，以總額不超過同級同崗正式員工為限。
7) 此標準只能以出租車票報銷。
6.2 私車公用車補報銷規(guī)定
1) 部門副經(jīng)理及以上人員經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批，在向公司提出私車公用申請后，可享有私車公用補助，標準如下：
i.董事長：1000元／月
ii.董事長助理：900元／月
iii.副總裁：800元/月
iv.經(jīng)理、骨干員工：由部門經(jīng)理提出申請CEO及董事長審批：400元／月
2) 享受私車公用補助的人員，在公司提出用車要求時，不應拒絕，否則當月車補停發(fā)。
3) 同一職位人員在同時發(fā)生出租車及私車公用費用時，報銷車費總額以不超過此項車費標準。
4) 試用期員工申請私車公用補助時上限為同級別正式員工標準的50%
6.3 交通費用報銷規(guī)定
1) 交通費報銷標準在員工到職時由人力資源部門與部門經(jīng)理及以上級別主管確定，報CEO及董事長批準后，人力資源部門以到職通知的形式通知財務部門執(zhí)行，發(fā)生變化時由報銷人員所在部門的部門經(jīng)理及以上級別主管提出書面申請，經(jīng)CEO及董事長批準后通知財務部執(zhí)行。
2) 報銷交通費用時，按報銷人上月考勤統(tǒng)計表中統(tǒng)計的出差天數(shù)比例扣減當月車補及市內(nèi)車費標準，在出差地發(fā)生的市內(nèi)車費按差旅費報銷制度中相應規(guī)定執(zhí)行。
3）交通費報銷必須填寫《日常交通費明細表》、《加班交通費明細表》，每月末27號由部門助理統(tǒng)一遞交財務部。
4）《日常交通費明細表》、《加班交通費明細表》必須經(jīng)前臺審核無誤，經(jīng)人事簽字方可報銷。
5）報銷油費的員工必須在《交通費明細表》中填寫上次和本次報銷時車輛油表顯示的里程，財務部每月末查看車輛顯示里程，根據(jù)《車輛油耗標準》予以報銷。實際報銷金額不得超過標準額度，超出部分不予報銷。
7 午餐費報銷規(guī)定
誤餐費每月27號報銷，每月報銷一次。
7.1公司負擔員工工作日的午餐，標準為每人每個工作日10元，每月以工作日天數(shù)計算，午餐補助為工作日*10元/人*月。每月由人事部發(fā)E-mail通知每人餐補金額，報銷時必須提供發(fā)票。午餐需要在工資中發(fā)放的，提交人事部、財務部書面申請，再計入稅前工資。
7.2非工作時間因加班任務而發(fā)生的誤餐費用，加班人員必須提前填寫《加班申請單》，由加班人員部門負責人審批后方予以報銷，標準為每人每餐15元。
7.3發(fā)生誤餐費時，在《加班交通費明細表》表中填寫。《加班交通費明細表》必須經(jīng)人事簽字認可。
誤餐費發(fā)生時間應為加班時間段，即工作日晚間和非工作日中午或晚間。
8 通訊設備使用管理制度
8.1部門負責人最終確認部門人員手機話費報銷標準，原則上根據(jù)工作需要明確員工報銷金額，工作沒有需要手機話費不能報銷；員工發(fā)生個人通訊費用根據(jù)業(yè)務職位及職務不同參考以下標準報銷：
? 副總裁及以上人員（含合資公司總經(jīng)理）：800元，個別特殊情況，根據(jù)業(yè)務具體需要（如頻繁出差、需要24小時開機等，下同），由公司CEO確定，浮動范圍為800－1000元；
?部門總監(jiān)：400元，個別特殊情況，根據(jù)業(yè)務具體需要，由副總裁或CEO確定，浮動范圍為400－600元；
?部門經(jīng)理（含產(chǎn)品經(jīng)理、項目經(jīng)理等）、主管：200元；根據(jù)業(yè)務具體需要，由其直接上級提出，由各各事業(yè)部副總裁確定，浮動范圍為200－400。浮動范圍為經(jīng)常出差或業(yè)務需要用手機多的人員可參照部門經(jīng)理標準執(zhí)行；
?一般員工按100元標準執(zhí)行：銷售、營銷人員、司機根據(jù)業(yè)務具體需要，由其直接上級提出，由各事業(yè)部副總裁確定，浮動范圍為100－200。
8.2 報銷規(guī)定：
i.公司為符合報銷標準的員工按照審批標準以內(nèi)金額憑發(fā)票報銷，超出標準部分的話費由個人承擔。
ii.所有話費報銷以銀行／移動電話局打印出的實際話費發(fā)票為準，需要時由員工將通話明細打印出來,作為發(fā)票附件
iii.通訊費的發(fā)票，必須是機打票據(jù)，并有手機號碼，手機號碼要與公司通訊錄中的一致，發(fā)票中未包括手機號碼或手機號碼不一致者不予報銷；手寫發(fā)票不能作為報銷憑證。
iv.公司批準報銷移動通訊費的手機開機時間為8：00-22：00，必須保持良好的開機狀態(tài)，需要24小開機的，由各部門經(jīng)理、總監(jiān)確定，一旦發(fā)現(xiàn)關機現(xiàn)象，一次扣除100元，二次扣除200元，三次不報銷三個月的手機費。
v.公司不為員工配備移動電話，購機費由公司員工自行承擔。移動電話修理費及配件費由個人承擔。
vi.因調(diào)入/調(diào)出及崗位調(diào)整事項按實際出勤天數(shù)比例報銷手機話費。
vii.公司員工須固定一部手機(或小靈通)做為通訊工具，并登記入員工通訊錄中，如員工個人原因有兩部手機時，公司只在限額內(nèi)報銷一部手機的通訊費用，如員工因工作性質(zhì)需要同時有兩部手機的情況，需事先書面申請，經(jīng)CEO或董事長批準后將兩部手機費用合計后適用上述標準報銷。
viii.員工因負責業(yè)務原因?qū)е码娫捹M用超標，可提出書面申請，經(jīng)部門經(jīng)理批準后報CEO或董事長審批。
9 會議費報銷制度
i.各部門須事前提交專門預算，并列明會議主題、議程、公司內(nèi)外參加人員、召開會議地點、起止時間、所需費用項目明細，以及特邀人員需要發(fā)生的住宿、長途交通費用等(附審批表)。
ii.與培訓、市場活動有關的會議支出，須由部門主管簽字確認（市場部、行政人事部、等）。
iii.會議費須經(jīng)部門負責人、財務總監(jiān)、CEO至董事長終審后，財務部門才能辦理預借款。
iv.會議費報銷時，須提供會議費《會議活動費申報表》，以及與會議有關的邀請函、協(xié)議或合同，無法提供者不予報銷。
v.會議費報銷不得超過發(fā)票時間的5個工作日。
10 差旅費報銷制度
10.1 出差申請及考勤備案：
i.凡員工因工作需要出差（培訓及參加各類會議），均需填寫《出差申請單》，《出差申請單》中的簽字流程必須完整，否則不予報銷；
ii.員工填好《出差申請單》，先由部門經(jīng)理簽字確認，如出差天數(shù)在三日之內(nèi)由CEO認可即完成審批手續(xù)，其他則一律由董事長簽字確認；
iii.《出差申請單》上應注明出差地點、出差時間、同行人員、出差事由、往返交通工具等；
iv.出差人員填好《出差申請單》并得到相關領導簽字確認后，需到行政部前臺處做考勤備案；
v.飛機票、火車票、船票及汽車票統(tǒng)一由行政部門預訂，自行訂票不予報銷；遇緊急情況需通知行政部自行訂票的申請。
vi.出差期間《出差申請單》由前臺保管，報銷差旅費時經(jīng)前臺、人事部簽字確認后提交財務報銷。
10.2出差借款：
i.出差人員根據(jù)審批確認的申請單，可到財務部辦理差旅費借款手續(xù)，財務部對申請單進行審核，根據(jù)出差地點、時間、同行人數(shù)給予每人最高3000元（三天之內(nèi)3000元，每增加一天增加1000元）的借款額度，特殊情況需董事長審批；
ii.特殊情況需連續(xù)出差的，要由事業(yè)部副總裁以上批準。
10.3 出差標準
10.3.1 異地住宿標準：
根據(jù)員工級別不同，報銷標準如下表，超標準一律自行補貼，住宿費報銷時必須出具賓館的詳細清單。
級別 賓館等級 不同賓館所在地的商務間和標準間最高價格
A類 B類 C類
上海、深圳、廣州 省會及重點城市 一般城市
事業(yè)部副總（含）以上 商務間 500 400 200
事業(yè)部副總以下 標準間 300 200 150
各地區(qū)標準說明：
A：上海、廣州、深圳；
B：除A類外其它各省會城市，及重點城市如：青島、重慶、海口、大連、寧波、溫州、廈門、蘇州、天津、珠海。
C：A、B類以外的城市。
10.3.2 出差交通工具及交通費標準標準
10.3．2.1交通工具：
i.凡從出發(fā)地至到達地有火車車次可以“夕發(fā)朝至”的（出發(fā)地出發(fā)時間在17：00以后，目的地到達時間在10：00以前的），一律乘坐火車硬臥、長途大巴，不得乘飛機。
ii.從北京出發(fā)的火車、飛機票均由公司行政部統(tǒng)一預訂，回京后持出差審批表及相應票據(jù)到財務部辦理報銷手續(xù)。
iii.出差地城市與臨近城市之間往來未事先征得CEO或董事長書面批準不得包車。
iv.出入機場：
部門經(jīng)理及以上人員允許打車出入機場，其他人員乘坐飛機出差，除攜帶大量設備（攜帶設備者需在差旅費借款單中注明所攜帶設備的名稱及數(shù)量）及飛機起飛、落地時間在8：00以前、20：00以后者，出入機場一律乘坐民航班車。此項規(guī)定同樣適用于出差地。
10.3．2.2交通標準：
在外地出差的市內(nèi)交通費報銷報銷標準如下表:
內(nèi)容
（元/次） 一般人員 部門經(jīng)理 總監(jiān)級別 事業(yè)部副總 董事長
外地出差時市內(nèi)交通費 60/天 90/天 120/天 150/天 實報實銷
10.3.3出差補助標準：
出差補助如下表，公司不再另行報銷出差期間個人就餐費用及出差期間電話費用（當月手機話費正常報銷）。
A類 B類 C類
上海、深圳、廣州 省會城市 一般城市及以下
100/天 80/天 60/天
出差期間產(chǎn)生宴請招待費，則相應扣除出差個人每日補助，扣除早、中、晚餐所占每日補助比例分別為：20%、40%、40%。
10.4出差報銷
10．4.1發(fā)票要求：
?憑賓館、飯店開具的正式發(fā)票及清單報銷。凡發(fā)票、明細清單不全者，財務部將不予報銷。若賓館、飯店不能開列明細清單，要由賓館、飯店出具書面證明。
?常駐外地出差的員工應至少一個月將票據(jù)事理寄回公司一次。發(fā)票有效期為3個月，超過3個月的發(fā)票為作廢發(fā)票，財務部不予報銷。
10.4.2 計算天數(shù)：
按實際出差天數(shù)計算（含在途天數(shù)），中午12點以后出發(fā)或12點以前返程到達的，均以半天計算。
10.4 .4出差期間通訊費規(guī)定
?出差到外地，因工作需要與客戶，公司聯(lián)系業(yè)務而發(fā)生的固定電話費，需附上電話費明細清單。經(jīng)部門經(jīng)理核實并簽字后，方可報銷。未附清單者，財務部將不予報銷電話費。
?出差期間手機通訊費用按通訊費報銷相關規(guī)定執(zhí)行。
10.4 .5出差期間的招待費的規(guī)定
?出差時需要有招待業(yè)務發(fā)生時，需在出差審批表中事先申請，得到批準后再安排招待事宜，如臨時有招待業(yè)務，需電話請示CEO或董事長得到批準后安排招待業(yè)務，返回后先補書面說明請CEO或董事長批示后再到財務部辦理報銷手續(xù)。
?填寫“差旅費報銷單”中，如發(fā)生餐費發(fā)票，應單獨列支；招待費報銷金額應按照標準規(guī)定做相應的扣除。
11 合同審批制度
i.申請人填寫《合同審批表》，本部門經(jīng)理以及事業(yè)部經(jīng)理簽字后，交法務部簽字進行評審。
ii.法務部申請后提交財務部評審。
iii.財務部對付款條件等信息進行評審后，符合公司各項要求的，交CEO或董事長簽字確認。
iv.進行合同評審后，合同原件及合同審批表交由財務部保管。
12 開發(fā)票流程
由于工作需要開具發(fā)票的，必須先簽定銷售合同，并在財務部留存，如無須簽定合同或合同未回公司，需填寫“未簽合同說明單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，CEO或總經(jīng)理簽字后，交財務部備案視同合同管理，由需求人員填寫“開發(fā)票申請單”，由部門經(jīng)理簽字后，交財務部審核，開具發(fā)票。
13未盡事宜將逐步完善
