管理工人的制度與方法-最有效管理工人的方法

“員工手冊”，簡單地說就是能夠讓員工快速了解公司并能規(guī)范員工日常行為的小冊子，它有兩項(xiàng)基本功能：一是使剛進(jìn)入公司的“準(zhǔn)員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運(yùn)作模式、員工管理政策、日常行為規(guī)范等，快速成長為公司的“合格員工”；二是規(guī)范員工的日常行為，強(qiáng)化行業(yè)或公司的特殊要求，提升公司整體的運(yùn)作效率。 　　對于中小企業(yè)來說，如果能夠有效地發(fā)揮“員工手冊”的功效，一方面可以縮減培訓(xùn)成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果。“員工手冊”的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和規(guī)范的人力資源管理體系為基礎(chǔ)，而目前我國大部分中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混沌狀態(tài)，人力資源管理體系也還不夠規(guī)范，在這種狀況下，中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊”呢？筆者根據(jù)多年的咨詢實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，針對性地提出了編制員工手冊的“四步法”。 　　第一步：定框架 　　“定框架”，即確定“員工手冊”內(nèi)容的基本框架。一般來說，一套完整的員工手冊其基本框架應(yīng)該包括五個(gè)部分：第一部分是“寫在前面的話”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對中小企業(yè)來說，同樣可以直接將這個(gè)基本架構(gòu)作為員工手冊的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的基礎(chǔ)上，確定相應(yīng)的次級框架。 　　用好“寫在前面的話” 　　這部分的內(nèi)容通常是以公司的最高行政長官名義簽發(fā)，其主要目的是“歡迎員工并激發(fā)員工學(xué)習(xí)手冊的熱情”，因而，其次級框架通常包括以下幾個(gè)方面：（1）歡迎詞；（2）員工可通過員工手冊獲得什么；（3）祝語與希望；（4）簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊的時(shí)候，雖然在結(jié)構(gòu)上都會包含這一部分，但在次級框架確定時(shí)卻經(jīng)常出現(xiàn)偏差，往往把“總則”作為次級框架的一個(gè)項(xiàng)目。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業(yè)，其“寫在前面的話”的次級框架的項(xiàng)目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊的編寫目的，本手冊的指導(dǎo)思想、適應(yīng)范圍以及希望員工遵守手冊”等項(xiàng)目。以這樣“寫在前面的話”開篇的員工手冊從形式上說不倫不類，從效果上說會使員工產(chǎn)生反感，影響其對員工手冊的學(xué)習(xí)效果和進(jìn)一步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此，建議中小企業(yè)在編寫員工手冊時(shí)，嚴(yán)格按照“歡迎詞、學(xué)習(xí)員工手冊的收獲、祝語與希望及簽名”的次級框架進(jìn)行編寫。 　　靈活運(yùn)用“公司概述” 　　“公司概述”部分的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這部分的次級框架通常包括以下幾個(gè)方面：（1）公司的價(jià)值觀；（2）公司的戰(zhàn)略目標(biāo)；（3）公司業(yè)務(wù)概況介紹；（4）公司的組織架構(gòu)；（5）公司的發(fā)展歷史；（6）公司的企業(yè)文化等項(xiàng)目。 　　大型企業(yè)的員工手冊都非常重視這部分的內(nèi)容，然而，許多中小企業(yè)卻往往忽視這一部分。筆者診斷過的中小企業(yè)中有近 60%的員工手冊沒有這部分內(nèi)容，導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是許多中小企業(yè)根本就沒有明確的價(jià)值觀、發(fā)展目標(biāo)等，也沒有意識到這部分內(nèi)容對新進(jìn)員工了解公司、融入公司所起的作用，以及這部分內(nèi)容對于樹立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業(yè)務(wù)必將“公司概述”作為員工手冊主框架的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在確定這個(gè)主項(xiàng)目的次級框架時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況靈活處理，如果公司目前尚沒有明確的價(jià)值觀或發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，也沒有提煉出明確的企業(yè)文化，那么暫時(shí)可以將“公司業(yè)務(wù)介紹、發(fā)展歷史及組織架構(gòu)等”作為“公司概述”的次級框架，同時(shí)，要著手明確公司的價(jià)值觀、戰(zhàn)略目標(biāo)等，適時(shí)地提煉出自己的企業(yè)文化。 　　明確“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求” 　　通過對行為規(guī)范或特殊的職業(yè)要求的學(xué)習(xí)和理解，可以提升公司員工整體的職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提升員工的工作效率與業(yè)績。這部分的次級框架通常包括以下內(nèi)容：（1）公司日常行為規(guī)范；（2）公司日常工作中的行為規(guī)范；（3）對外業(yè)務(wù)交往中的行為規(guī)范；（4）行業(yè)特殊職業(yè)要求（例如食品行業(yè)對衛(wèi)生行為的要求等）。目前，部分行業(yè)的中小企業(yè)比較重視這部分內(nèi)容，例如酒店行業(yè)、連鎖專賣行業(yè)、保險(xiǎn)行業(yè)等，但許多制造企業(yè)對這部分卻重視不足。因此，建議中小企業(yè)在編制員工手冊時(shí)，不要考慮自身屬于什么樣的行業(yè)、不管目前具備不具備相關(guān)的制度，都要將這部分作為員工手冊主框架的一項(xiàng)主要項(xiàng)目，目前沒有相關(guān)制度的公司務(wù)必馬上組織相關(guān)人員進(jìn)行編制，因?yàn)椋鄙龠@部分的員工手冊對員工行為的引導(dǎo)作用將大大減弱。 　　重點(diǎn)制定“員工管理制度” 　　這部分是目前中小企業(yè)的員工手冊中最重視的部分，通過這部分內(nèi)容，企業(yè)可以讓員工充分了解相關(guān)制度與要求，進(jìn)一步規(guī)范員工行為、降低員工管理成本。因而，這部分內(nèi)容應(yīng)該涉及從員工聘用到離職的一系列員工管理制度，其次級框架應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：（1）聘用與離職（入職培訓(xùn)、試用、人事關(guān)系、離職管理等）；（2）工作時(shí)間（正常上班時(shí)間、出勤、加班等）；（3）報(bào)酬與福利；（4）休假；（5）員工培訓(xùn)與發(fā)展；（6）獎(jiǎng)懲制度及其它。不過，實(shí)際情況中，許多中小企業(yè)員工手冊這部分的次級框架，往往僅僅包含強(qiáng)調(diào)對員工約束的部分，如考勤、加班、獎(jiǎng)懲等，而忽略員工最關(guān)心的、與員工發(fā)展和福利相關(guān)的內(nèi)容。例如，一家辦公家具制造企業(yè)員工手冊的“員工管理制度”部分，僅包括了勞動合同、考勤與加班、獎(jiǎng)懲與報(bào)酬、調(diào)動（包括入職、內(nèi)部調(diào)度與離職）幾個(gè)部分，忽略了休假、員工晉升與發(fā)展等員工非常關(guān)心的部分。其實(shí)，員工只有在看到個(gè)人的發(fā)展與收獲時(shí)，才有可能根據(jù)工作要求進(jìn)行自我約束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高壓政策來控制員工行為的制度是缺乏人文關(guān)懷的，注定要付出更高的管理成本。因此，建議中小企業(yè)在確定這部分的次級框架時(shí)，一定要將員工的晉升與發(fā)展、員工福利等內(nèi)容包含進(jìn)去。 　　不容忽視的“附則” 　　這部分比較簡單，主要是對一些未盡條款的補(bǔ)充說明，包括本手冊的有效性、本手冊的解釋權(quán)、本手冊的修訂、未盡事宜的參照辦法、保密原則、員工簽收確認(rèn)函等。中小企業(yè)在確定這部分內(nèi)容時(shí)，經(jīng)常忽視“員工簽收確認(rèn)表”這部分，然而，員工簽收是保證員工手冊合法及有效落實(shí)的一項(xiàng)重要措施，同時(shí)也是企業(yè)已經(jīng)將相關(guān)政策告知員工的一項(xiàng)書面證明，因此，建議中小企業(yè)在確定“附則”的次級框架時(shí)務(wù)必將員工簽收確認(rèn)函作為一個(gè)子項(xiàng)目。 　　第二步：填內(nèi)容 　　在確定了員工手冊的基本框架及次級框架后，下一步就是對照具體的框架，填寫內(nèi)容。完成這項(xiàng)工作時(shí)，企業(yè)人力資源部要通過與相關(guān)部門的充分溝通，來調(diào)動和發(fā)揮相關(guān)部門的專業(yè)性，與其共同完成員工手冊內(nèi)容的草擬。其中，“寫在前面的話”的內(nèi)容可以由人力資源部編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，具體由公司的權(quán)限特征與董事長或總經(jīng)理的管理風(fēng)格確定；“公司概述”部分，通常交由負(fù)責(zé)對外形象宣傳的部門負(fù)責(zé)，一般由市場部、企管部或行政部草擬；“行為規(guī)范”、“特殊職業(yè)要求”和“員工管理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供相應(yīng)的制度文本與要求。填寫完成整個(gè)員工手冊后，人力資源部對整個(gè)手冊的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，有疑問或錯(cuò)誤的地方，及時(shí)與相關(guān)部門或責(zé)任人溝通確認(rèn)。 　　在這一環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)最容易、也最常犯的錯(cuò)誤就是“閉門造車”，人力資源部獨(dú)自完成員工手冊所有內(nèi)容的編寫工作，并直接交總經(jīng)理或董事長審批后發(fā)行，結(jié)果往往出現(xiàn)相關(guān)部門拿著員工手冊找總經(jīng)理投訴的現(xiàn)象。因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”這項(xiàng)工作時(shí)，切忌閉門造車，一個(gè)部門獨(dú)自完成所有工作，一定要與相關(guān)部門和人員進(jìn)行充分的溝通，一方面是要發(fā)揮他們的積極性與專業(yè)性，另一方面，也要讓他們獲得參與感與共同完成這項(xiàng)任務(wù)的成就感。 　　第三步：審語言 　　企業(yè)在編寫員工手冊時(shí)，在語言方面通常會遇到以下問題： 　　語言風(fēng)格過分苛刻 　　例如一家制衣企業(yè)員工手冊的“寫在前面的話”寫道，“歡迎你加入成為我們的一員”“員工手冊就是一部法律手冊，你必須嚴(yán)格遵守手冊的每項(xiàng)條款，否決將會收到對應(yīng)的處罰，嚴(yán)重者直接辭退”。這樣的言辭明顯地暴露了對員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對，又何談心甘情愿地遵照執(zhí)行呢。 　　表述拖沓，不易理解 　　例如一家不銹鋼網(wǎng)架制造企業(yè)員工手冊中這樣寫道，“上班前酗酒影響工作、工作時(shí)間酗酒、妨礙公司正常工作秩序、妨礙公司正常生產(chǎn)秩序、妨礙正常生活秩序及其他有礙于公司保安工作的員工，將被禁止上班”…… 　　項(xiàng)目之間缺乏條理性或邏輯性 　　例如一家酒店員工手冊的“行為規(guī)范”部分這樣寫道，“3.1員工必須恪盡職守，令行禁止，不謀私利，努力工作，勤奮上進(jìn)，培養(yǎng)廉潔自律、友愛團(tuán)結(jié)、互諒互助的團(tuán)隊(duì)精神。3.2 員工應(yīng)熱愛公司，珍惜公司的形象和榮譽(yù)，不得……3.3員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，如有違反將……3.4 工作時(shí)間不準(zhǔn)擅離崗位、串崗閑談、戲耍、做私活、辦私事、會親友、打私人電話…… 3.5 員工應(yīng)該服從領(lǐng)導(dǎo)聽指揮，不得……3.6 提倡精神文明，講禮貌……3.7 員工應(yīng)保持工作區(qū)域，設(shè)備、儀器和工具箱柜的整潔完好……”這幾條“行為規(guī)范”之間看不出任何的邏輯線索，而且有些條款還存在一定的重復(fù)。 　　因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”部分時(shí)，一定要從以下幾個(gè)方面對員工手冊進(jìn)行語言的審核： 　　（1）從語言風(fēng)格上，審核員工手冊是否與公司倡導(dǎo)的企業(yè)文化相吻合，通常來說，“寫在前面的話”的部分，應(yīng)該保證語言風(fēng)格的輕松并充滿感情，“公司概述”部分，應(yīng)保證語言風(fēng)格的激昂與客觀，對“行為規(guī)范”“特殊的職業(yè)要求”和“員工管理制度” 及附則部分，應(yīng)保證語言風(fēng)格的客觀、嚴(yán)謹(jǐn)； 　　（2）從用詞與表述的方式上，審核員工手冊的表述是否簡潔流暢，是否易懂易記，去掉多余的表述，避免過多的長句； 　　（3）從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊每項(xiàng)內(nèi)容之間的條理性，以及各項(xiàng)內(nèi)容之間表述的邏輯性。 　　　第四步：審合法 　　在完成語言審核后，下一步的重要工作就是審核員工手冊內(nèi)容的合法性。審核員工手冊的合法性通常從以下幾個(gè)方面開展： 　　內(nèi)容上是否與國家的相關(guān)法律相沖突 　　《勞動合同法》明確規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)。”然而，目前我國許多中小企業(yè)往往忽視對相關(guān)法律的重視，而是強(qiáng)制推行公司的相關(guān)規(guī)定，這樣做會存在較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，中小企業(yè)在制定員工手冊時(shí)，必須充分考慮相關(guān)法律條款，有條件的企業(yè)最好將員工手冊交公司內(nèi)部負(fù)責(zé)法務(wù)的人員或外部法律顧問審核。 　　相關(guān)制度的制定程序是否合法 　　《勞動合同法》明確規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。”此前，我國的中小企業(yè)出臺相關(guān)制度的程序大部分都不符合相關(guān)法律的規(guī)定，因此，建議中小企業(yè)以后在制定員工手冊及相關(guān)制度時(shí)，必須按照相關(guān)程序執(zhí)行，并在每個(gè)階段做好相關(guān)的文本記錄并保存，做到有據(jù)可查，避免因?yàn)槌绦虻牟缓戏ǘ袚?dān)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。