印章保管使用制度-印章保管制度條例

印章管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強公司印章管理，規范印章的刻制、使用和保管，保證印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，維護公司合法權益，提高辦事效率，根據國家有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條 本辦法所指印章包括公司印章、法人代表私章、發票專用章、部門印章以及黨務、工會印章等。

第三條 綜合管理部（辦公室）負責公司印章的歸口管理工作，印章的申請、刻制、啟用、保管和繳銷由綜合管理部統一進行。

第二章 印章的刻制和保管

第四條 公司印章由公司綜合管理部按國家有關規定進行統一刻制，其他部門、個人無權刻制公司印章。凡刻制印章的部門須填寫《刻制印章申請表》，經公司分管領導、總經理批準后把表交到辦公室，由辦公室根據規格要求統一刻制。

（一）印章刻制審批程序：

1．公司行政印章、法人代表私章以及黨務、工會印章等印章的刻制由辦公室提出申請，由總經理審批。

2．公司臨時機構印章或其他因工作確需的印章憑公司行文或經公司總經理批準后，由辦公室負責刻制。

3．公司各類業務專用章、合同印章、財務專用章由使用部門提出申請，經公司主管領導批準，由辦公室負責刻制。

（二）印章刻制完畢，辦公室填寫《印章管理登記簿》并留有模板，進行存檔。

（三）印章的啟用：

1．公司級印章由上級主管部門發文啟用，或者根據上級主管部門文件精神公司行文啟用。

2．公司其他各類專用章經總經理批準由辦公室行文啟用。

第五條 公司各類印章應指定專人負責保管，配套專用設備進行存放、保管，不得出現印章無人監管的情況。

（一）公司行政印章、法人代表私章等其他公司級印章由辦公室專人負責保管。

（二）財務專用章由財務部專人負責保管，具體保管人由部門負責人明確。

（三）業務專用章、部門印章由部門專人負責保管，具體保管人由部門負責人明確。

（四）若保管人調動、離職、休假等，必須辦理印章移交手續，指定代管人，保管人填寫《印章移交登記表》。

第三章 印章的使用

第六條 印章保管人必須嚴格照章辦事，不得無手續或手續不全用印，嚴禁在各類空白紙張、各類未驗審核的材料(包括介紹信、意向書、合同等)上面加蓋印章。

第七條 各類印章的使用：

（一）行政印章、法人代表私章用途及用印批準手續如下：

1．以公司名義印發的公文，必須由部門領導和分管領導審批、總經理簽字批準后，辦公室在發文稿紙上蓋章。

2．各部門報送上級的各類表格、名冊，員工個人填寫的各類表格等，經部門負責人簽字、分管領導審批，總經理批準后，由經辦人到辦公室蓋章。

3．各部門與成員單位、同業之間的函件等資料的用印，經部門負責人簽字，分管領導批準后，由經辦人到辦公室蓋章。

4．公司員工因公出差、聯系工作，需要出具固定制式的行政介紹信，由各部門分管領導審批、總經理簽字批準。此介紹信，只起證明持信人身份和聯系工作內容的介紹作用，不作其他任何證明。

5．各類聘書、勞動合同、商務協議等，必須經總經理批準統一由辦公室蓋章。

（二）專用印章用印批準手續如下：

1．公司及各部門對外簽訂業務合同、經濟合同、協議等，必須經部門負責人、風控/法務意見、分管領導簽字批準后，加蓋行政印章。

2．公司各類財務的報表、單據等，必須統一使用財務部掌管的財務專用章，由部門分管領導審批、總經理批準后用印。

第八條 使用行政印章、法人代表私章及各類用章，每次用印都必須認真填寫《印章使用(外出使用)申請單》，經公司總經理或授權人批準后，加蓋印章。

若需用印的資料有總經理簽字，或總經理簽字批準的其他佐證材料，如呈批件等，則需將呈批件復印交予印章專管人員留底以備查閱，無需重新填寫《印章使用(外出使用)申請單》。遇緊急情況需用印，經辦人應先通過電話或短信征得總經理同意并在《印章使用(外出使用)申請單》上記錄后方可用印。事后經辦人需找總經理補簽字。

第九條 公司印章原則上不得攜帶外出使用。確因工作需要攜出使用，印章使用部門須填寫《印章使用(外出使用)申請單》，報總經理批準后兩人同行方可攜帶外出。

第十條 公司印章不慎遺失或被盜，應及時告知辦公室，立即向公司總經理報告，在公司范圍內發布印章遺失或被盜通知，若有需要，進行登報聲明。必要時由辦公室到批準制發印章的機關辦理掛失手續。

第十一條 使用部門章由部門負責人審批，部門印章應在公司內部使用，未經公司分管領導批準，不得對外使用。

第十二條 印章專管人員應遵守本管理辦法，嚴格照章用印，在《印章使用登記冊》做好登記、存檔和保管工作，以備查閱。未按審批權限、未提交完整用印資料的，不予用印。

第十三條 印章廢止或銷毀，由印章管理部門填寫《印章廢止/銷毀申請單》，按印章刻制申請審批程序報批后，將印章交辦公室保存或銷毀。辦公室在公司范圍內發布印章廢止或銷毀通知。

第十四條 印章的銷毀

機構名稱發生變化、機構撤銷或舊印章因質量問題無法使用而需刻制新印章的，均須對舊印章進行銷毀，每年銷毀1次，并有2人監督銷毀，同時做好銷毀記錄。

（一）公司級印章的銷毀由辦公室收回上交上級主管部門處理。

（二）各部門印章及臨時機構印章的銷毀由各單位上交辦公室處理。

（三）公司其他各類專用章的銷毀由印章管理部門收回交辦公室處理。

（四）新印章啟用、舊印章銷毀，印章管理部門都要進行登記并留有印模，由經辦人簽字備查。

第十五條 公司各部門對加蓋印章審核不嚴、不按規定程序使用印章、擅自將印章帶出使用，以及在空白的信紙、合同范本、介紹信上加蓋印章的，將視情節輕重及其所造成后果是否嚴重，給予有關負責人、責任人通報批評、免職、辭退或除名等行政處分。

第十六條 對于違反本規定，造成直接經濟損失的，公司除給予有關責任人行政處分外，并處以罰款、扣發效益工資或賠償經濟損失等經濟處罰。

第十七條 有關責任人的行為構成犯罪的，交由司法機關處理，直至追究其刑事責任。

第十八條 本規定由公司綜合管理部（辦公室）負責解釋，自下發之日起執行。