汽車備件管理-汽車備件管理員
汽車4S店配件管理工作指引
一、配件部職能及崗位職責
（一）配件主管崗位職責 ……………………………………………… 2
（二）配件計劃員崗位職責 ……………………………………………… 2
（三）配件采購員崗位職責 ……………………………………………… 3
（四）配件庫房保管員崗位職責 ………………………………………… 4
（五）配件調度員崗位職責 ……………………………………………… 5
（六）配件配送員崗位職責 ……………………………………………… 6
（七）配件銷售員崗位職責 ……………………………………………… 7
二、庫房管理細則
（一）驗收入庫： ………………………………………………………… 7
（二）配件的保管： ………………………………………………………… 8
（三）配件的發放： ………………………………………………………… 9
（四）盤點： ……………………………………………………………… 10
（五）舊件回收及管理： …………………………………………………… 11
三、工作流程
（一）配件管理計劃流程（附流程圖） …………………………………… 11
（二）配件管理采購流程（附流程圖） …………………………………… 12
（三）配件管理提貨流程（附流程圖） …………………………………… 13
（四）配件管理入庫流程（附流程圖） …………………………………… 14
（五）配件管理庫存管理流程（附流程圖） ……………………………… 16
（六）配件管理出庫流程（附流程圖） …………………………………… 17
（七）配件管理配送流程（附流程圖） …………………………………… 18
（八）配件管理零售流程（附流程圖） …………………………………… 20
（九）配件管理修理領料流程（附流程圖） ……………………………… 21
（十）配件報損管理辦法及申報流程（附流程圖） ……………………… 22
一、配件部職能及崗位職責
（一）配件主管崗位職責
1、負責廠家下達的配件銷售任務、集團公司下達的配件銷售任務及利潤指標的完成；
2、根據公司的經營目標及整體運作方式，合理制定配件的營銷政策， 并付諸實施
3、督促工作人員做好配件的經營和管理，合理調整庫存，加快資金周轉，減少滯銷品種。
4、協調計劃、采購、調度、入庫、配送和庫管（各）崗位（之間）的工作關系，明確工作流程，保證各環節工作的暢通，不斷提高配件供應的滿足率、準確率、完好率。
5、協調同其它業務部門的關系，確保維修業務及其它配件銷售業務的正常開展。負責處理由于配件質量引起的投訴事宜。
6、配合公司本部參與激勵制度的制定，并負責配件從業人員的業績考 核及業務培訓。
7、定期組織召開周例會，總結成績，克服不足；
8、完成公司交辦的其他工作。
（二）配件計劃員崗位職責
1、配合部門經理完成廠家下達的配件銷售任務、集團公司下達的配件 銷售任務及利潤指標。
2、計劃員應與廠家、供貨商保持良好供求關系，了解掌握市場信息。
3、掌握配件的現有庫存和保險儲備量，適時作出配件的采購計劃和呆滯配件的處理方案，熟悉維修業務對配件的需求，確保業務的正常開展。
4、用量大的A類件，要實行“貨比三家”的原則，作到質優價廉，并通過分析比較，制定出最佳定貨單。保證不斷擋，積壓量最小。
5、根據供應和經營情況，適時作出庫存調整計劃，負責做好入庫驗收工作。對于購入配件質量、數量、價格上存在的問題，作出書面統計，并監督采購人員進行異常處理。
6、負責供貨商應付帳款帳目，及時作好微機帳目。負責保管全部進貨明細單、提貨單、入庫單并歸類存；臨時管理進貨發票及運單。負責同財務、業務往來單位的帳務核對。
7、及時做好配件的入庫工作，以實收數量為準，打印入庫單。負責配件相關的財務核算及統計工作。
8、完成部門經理交辦的其他工作。
（三）配件采購員崗位職責
1、配合部門經理完成廠家下達的配件銷售任務、集團公司下達的配件銷售任務及利潤指標。
2、對計劃量進行審核，做好計劃的延續和補充工作，對配件供應的及時性、正確性負責。
3、以低成本高品質為目標，積極開發配件配套廠家，降低采購費用，提高采購效率。
4、建立采購供應的業務檔案，掌握不同運輸方式的運輸天數、費用等，進行定量分析，確定最佳采購方案。
5、用量大的A類件，要實行“貨比三家”的原則，作到質優價廉，并通過分析比較，制定出最佳定貨單。保證不斷擋，無積壓。
6、強采購管理，適時、適量、適質、適價，與廠家保持良好的關系；按計劃采購，特殊情況有權做臨時調整。
7、購過程中，要強化驗貨工作，對配件的品牌、規格、數量等都要做到準確無誤，認真完成配件的第一次檢驗工作。
8、入庫驗收工作中，采購員要協同計劃員、庫管員作好配件的第二次檢驗工作，對配件質量 、品牌、規格、價格等問題作合理解釋。
9、負責配件質量、數量的異常處理，及時做好索賠、退貨及退換。
10、對急件、零星采購件，采購員要進行充分的詢價、比價、議價，并按采購程序優先辦理。
11、完成部門經理交辦的其他工作。
（四）配件庫房保管員崗位職責
1、入庫前要整理庫房，為新到配件的擺放提供空間。
2、貨物入庫驗收的工作中，庫房管理員要認真清點貨物的數量，檢 查質量，同時填寫實收貨物清單（送貨上門），核實無誤后簽字確認。對于有質量問題的貨物，保管員有權拒收。
3、保管員負責配件上架，按號就座，嚴格執行有關“配件的保管” 規定。
4、保管員負責根據核對好的入庫單據，認真填寫卡片帳，做到帳物相符。填寫卡片帳工作，應在當天完成。
5、在配件的發放過程中，保管員必須嚴格履行出庫手續，根據調撥員簽發的出庫申請提取配件，嚴禁先出貨后補手續的錯誤做法，嚴禁白條發貨。
6、出庫后，保管員根據出庫單認真填寫卡片帳，做到帳實相符。
7、確保庫存準確，保證帳、卡、物相符。庫管員隨時對有出入庫的配件進行復查。做好配件的月度和季度盤點工作。
8、因量質問題退換回的配件，要另建帳單獨管理，及時督促計劃員進行庫存和帳目調整，保正庫存配件的準確、完好，督促采購員盡快作出異常處理。
9、適時向計劃員提出配件庫存調整（短缺、積壓）的書面報告。
10、保管全部與配件的業務單據、入庫清單、出庫清單并歸類存檔。
11、完成部門經理交辦的其他工作。
（五）配件調度員崗位職責
1、調度員協同庫房管理員、提貨人（或配送人員）根據配件出庫清單，驗收出庫貨物。出庫清單可根據具體庫存情況或提貨人的臨時要求進行調整，并根據配件出庫的實際情況補充出庫清單。
2、調度員要督促庫房管理員、提貨人（或配送人員）在核實無誤后的出庫清單上簽字認可，確保清單與實物相符。
3、調度員負責應收帳款帳目和收繳事宜，不得賒銷，一律先收款后付貨，減少不必要的死帳、呆帳。
4、調度員負責應收款往來帳目，作好微機帳目的處理，及時錄入往來票據（收款通知、出庫清單、其它收款證明、運輸費用）。保管全部配件業務單據、出庫清單并歸類存檔，負責同財務、業務往來單位的帳務核對。
5、調度員協同采購員、庫房管理員負責各業務往來單位的質量件退換工作，并嚴格執行“退件規則”。
6、隨時向采購員、計劃員反映業務上出現的有關配件質量、價格、存貨等問題，并作出書面報告交計劃員。
7、協同采購員、計劃員、庫房管理員進行配件驗收入庫工作，及時掌握配件來貨情況，確保不丟失每一份配件訂單。
8、建立并保持與各經營單位的良好合作關系，對客戶在配件業務上提出的質疑（質量、價格、發運、往來帳、業務咨詢等），作出合理解釋，協調解決，確保不丟失每一位客戶。
9、完成部門經理交辦的其他工作。
（六）配件配送員崗位職責
1、及時準確地將貨物發送到指定地點。
2、確保貨物的安全到達，嚴禁出現損壞、遺失的現象。
3、合理選擇運輸工具和運輸路線，節省時間、節約費用，提高工作效率。
4、對于客戶的提問應當作出準確合理地解答，對于自己不能解釋的問題，應合理的回避不要給客戶及公司帶來不必要的麻煩。事后應積極找出答案。
5、積極收集有關的配件信息，尤其是出現的配件質量問題，作出及時地反饋。
6、送貨時，必須帶回有收貨單位主管人簽字的收貨憑證，并協助收貨方驗收貨物。
7、向外地發送貨物時，應要求運送方簽字證明。并及時與收貨單位進行聯系，準確地說出收貨方式、收貨地點及其它應說明的情況。確保貨物的安全到達。
8、及時查詢貨物是否安全到達。
9、完成部門經理交辦的其他工作。
（七）配件銷售員崗位職責
1、熟悉和掌握各類配件品名、編號、價格、性能和用途，對客戶熱情周到，及時準確的滿足每一客戶的需求。
2、客戶提出關于配件的問題（質量、價格、咨詢等），能及時準確的回答。
3、嚴格執行配件銷售價格，不得私自提價或降價（正常的價格降浮除外）。銷售配件必須開具相應的出庫憑證，不準擅自賒帳。
4、維修領料必須嚴格執行維修領料流程，維修工領料必有接車單方可領取配件，且必需交舊領新。不得打白條出庫。
5、積極收集客戶及維修工反饋回的配件信息，以便計劃員、采購員及時的調整配件計劃及采購方式。
6、負責管理柜臺物品和及時補充適銷的配件庫存，及時作出銷售業務的配件需求計劃。
7、出庫和入庫的配件，要及時登卡片帳，確保配件庫存的準確性。
8、完成部門經理交辦的其它工作。
二、庫房管理細則
庫房管理包括配件自入庫至出庫為止的全部過程。在此期間，必須嚴格執行配件的驗收、保管、發放、盤點和舊件回收等制度。
（一）驗收入庫：
1、計劃員負責保管到廠的全部進貨明細單；臨時管理進貨發票及運單。
2、入庫前庫房保管員要整理庫房，為新到商品的擺放提供空間。
3、采購員從貨場提取貨物后，庫管員協同計劃員、調度員、采購員進行驗貨，清點數量，檢查質量，完成配件的第二次驗收。
4、采購員核實進貨清單，同時對于送貨上門、臨時采購的要協同保管員填寫實收貨物清單，核實無誤后雙方簽字；對于有質量問題的貨物，保管員有權拒收。
5、計劃員憑進貨清單打印入庫單，數量以實收為準（如有價格變動應及時調整）。入庫單一式五份，保管一份，計劃四份（其中二份附進貨發票及運單轉交財務部門，如票據未到的，應在備查簿中作好登記以備查詢，一份交財務記帳，一份計劃員留存）。
6、計劃員統計本批貨物的缺件、壞件、劣質件以及價高件，并反饋給部門經理。采購進行異常處理。
7、保管員負責配件上架，并根據核對好的入庫單據，認真填寫卡片帳，做到帳實相符。填寫卡片帳工作，應在當天完成。
（二）配件的保管：
保證庫存配件的準確，節約倉位，便于操作，配件的保管應科學、合理、安全。
1、分區分類：根據配件的車型，合理規劃配件的擺放區域。
2、五五擺放：根據配件的性質，形狀，以五為計量基數做到“五五成行，五五成方，五五成串，五五成包 ,五五成層”。使其擺放整齊，便于過目成數，便于盤點與發放。
3、定位：按庫號 、架號、層號、位號對配件實行統一架位號，并與配件的編號一一對應，以便迅速查帳和及時準確發貨。
4、建簽立卡：對已定位和編制架位號的配件建立架位簽和卡片帳。架位簽標明到貨日期、進貨廠家、進出數量、結存數量以及標志記錄。
5、凡出入庫的配件，應當天進行貨卡登記，結出庫存數，以便實貨相符。
6、庫存配件要采取措施進行維護保養，做好防銹，防水，防塵等工作，防止和減少自然損耗。有包裝的盡量不要拆除包裝。
7、因質量問題退換回的配件，要另建帳單獨管理，保正庫存配件的準確、完好。
（三）配件的發放：
配件的發放，必須嚴格執行出庫手續。
1、配件批發和調拔由調度員簽發出庫申請單。
2、庫管員按調度員簽發的配件出庫申請單提取配件（可根據庫存或提貨人的要求做臨時調整），嚴禁先出貨后補手續的錯誤做法，嚴禁白條發貨。
3、配件出庫，如客戶自提，調度員應協助保管員和提貨人一同清點貨物，并負責將貨物進行適當包裝交于客戶；如需配送人員發送，調度員應協助保管員和配送員一同清點貨物，由配送員進行包裝發運，并根據調整后的配件實際出庫情況補充打印出庫申請單。核實無誤后，三方簽字認可。
4、配送員根據發運方式的不同，輕重件易損件要合理進行包裝，提高包裝質量，避免運輸過程中損壞配件。
5、出庫單一式五份，提貨人、調度員、保管員、財務各一份，月底結帳一份。配件批售業務中現金回款部分，調度員應將出庫清單和現金一同交于收款員，同時簽字并加蓋財務印章。
6、出庫后，保管員根據出庫單認真填寫卡片帳，做到帳實相符。
7、收款員、調度員、保管員必須每日對帳，準確無誤后，收款員填寫日報單，定期送交財務。
8、對于配件零售業務，銷售員待客要態度端正，言語有禮，嚴格執行〈營業員行為規范準則〉。認真介紹產品的性能、特點、價格、質量及保質期等。
9、出售配件時必須當面驗貨（某些不能拆包產品售貨員要講明）。對于某些特殊商品，如電子產品、昂貴電器產品等，要用測試儀測試。雙方認可，以避免糾紛。
10、所有銷售的配件必須開具出庫單（包括零售出庫單、三包領料單、修理領用單），零售出庫單一式四份，顧客一份，保管員一份，其余兩份轉交財務；三包修理領單一式二份，結算員一份，保管員一份。制單人簽字后，收款員憑出庫單結算收款，同時簽字并加蓋財務印章。
（四）盤點：
庫存配件的流動性很大，為及時掌握庫存的變化情況避免短缺丟失和超儲積壓，保持帳、卡、物相符，必須進行定期和不定期的盤點工作。
1、庫管員應隨時對有出入庫記錄的配件進行復查。
2、各經營單元每月對配件庫存進行一次盤點。
3、每季度進行一次有財務參與的全面清點。盤點時應合理安排配件的出入庫，以確保盤點的準確性，避免發生重盤、漏盤、錯盤現象。
4、配件盤點過程中，不準以任可理由虛報、瞞報或私自更改帳目。
5、盤點結束后，由盤點人員填寫盤點報表，對盤盈盤虧的配件且要查明原因，分清責任，作出必要的處理。季度盤點后，進行配件的報損申報工作。
（五）舊件回收及管理：
為加強舊件的統一管理，杜絕以舊充新現象，必須嚴格執行舊件回收制度。
1、三包、修理領用配件時，配件銷售人員必須在領用人交回相應舊件后才可發放新件（三包舊件交于索賠員，三包外舊件交配件銷售員）。
2、所有收回的舊件要設專人妥善保管，不得隨地堆放。三包舊件要建帳管理。
3、顧客索要舊件時（三包外維修），舊件管理人員要擦凈、整理后交還顧客。其它舊件，公司將定期作出處理。
三、工作流程
（一）配件管理計劃程序（附流程圖）
1、計劃員收集缺料信息；
2、計劃員分析、匯總缺料信息；
3、根據庫存和銷售情況，編制期貨計劃或臨時計劃，交由配件主管審核；
4、配件主管審定簽字后，計劃員出具一式三聯計劃單。一聯計劃員留存，驗貨用；一聯交采購員，采購；一聯交內勤，附付款通知書進 行付款審批。
（二）配件管理采購流程（附流程圖）
1、采購員依據計劃單進行采購；
2、市內現金采購：通知內勤，內勤依據計劃單、付款通知書進行付款審批，辦理相關手續；
3、市內賒購：供貨商送貨的，貨物由保管員驗貨接收并開出收貨單二聯進入入庫程序；需自提的采購員到供貨商處提貨進入提貨程序
4、市外現金采購：依據進貨計劃單、付款憑證聯系供貨商發貨。完成后，付款憑證及時交回計劃員；
5、市外賒購：依據進貨計劃單聯系供貨商發貨。
（三）配件管理提貨流程（附流程圖）
1、采購員將收到的發票交計劃員，計劃員登帳后，交財務進入記帳程序。
2、采購員依據提貨單提貨，依據發貨清單驗收貨物，完成配件的第一次驗收；
3、驗收后，將貨物、發貨清單交庫管員進行配件的第二次驗收；
4、如在第一次驗收中發現問題，與保險公司、運輸部門聯系索賠。5、予以索賠：索賠單據上交計劃員，計劃員進行帳務處理后上交財務；不予索賠：整理書面報告上交配件主管，配件主管上報服務經理。
（四）配件管理入庫流程（附流程圖）
1、庫管員、采購員持發貨清單、裝箱單，計劃員持計劃單，共同進行配件的第二次驗貨；
2、供貨單位送貨上門，庫管員開具一式兩聯收貨單，一聯留存、一聯交計劃員打印入庫單。
采購員自提，驗收后，計劃員依據驗貨單打印入庫單；
入庫單一式五聯，一聯交保管員登帳進入庫房管理程序；其它四聯由計劃員分配，一聯計劃員留存進行帳處理，一聯交財務，二聯配發票也交財務進入記帳程序；
4、貨物驗收不合格，計劃員制一式兩聯差損單，一聯交計劃員、一聯交采購員；
5、采購員依據差損單進行異常處理。
6、予以索賠：計劃員將索賠結果（附差損單）上交財務。
7、不予索賠：整理書面報告上交配件主管/經理，配件主管/經理上報服務經理。
（五）配件管理庫存管理流程（附流程圖）
1、保管員、調度員、計劃員根據入庫單、出庫單登帳，結日庫存。
2、保管員把入庫的配件驗貨上架，完成配件第三次驗貨。
3、保管員、調度員、計劃員、采購員定期對庫存配件進行庫存結構分析，作出分析報告。
4、每月、季度進行庫存盤點，作出盤點表，盤盈盤虧書面說明，交配件主管上報公司經理，交財務作帳目調整。
5、季度盤點后，進行配件報損工作。
六）配件管理出庫流程（附流程圖）
1、調度員定期催收備料單；
2、調度員依據備料單（日常、急件）查詢庫存；
3、調度員根據庫存情況進行調配。
4、調度員根據結算方式開具四聯、五聯出庫單。
現金結算：開具四聯出庫單。
一聯交庫管員提貨并留存下帳；一聯交提貨人；一聯調度員留存作帳目處理；一聯交收款員收款后，連同款項轉財務。
掛帳方式：開具一式五聯出庫單。
一聯交庫管員提貨并留存下帳；一聯交提貨人；一聯調度員留存作帳目處理；一聯交財務做帳務處理；一聯用于結帳。
5、調度員整理資料單遞交計劃員。
6、發往外地的貨物，配送員在發貨后要通知收貨人，將運單事后轉交收貨人。
7、掛帳單位回款：
轉帳回款：調度員持結帳聯填寫報銷單經掛帳單位簽字確認后轉財務。
現金回款：收款員收款后填寫日報表交財務。
銀行匯款：調度員及時與財務聯系，確認后索要相關單據銷賬。
七）配件管理配送流程（附流程圖）
1、配送員依據出庫清單驗收出庫貨物；
2、外運：
（1）驗貨后要將貨物包裝，并放入一聯出庫清單；
（2）索取運單或簽字證明；
（3）及時通知收貨人貨物的發運時間及其它事項；
（4）運單與其余二聯出庫清單交調度員；
（5）及時查詢貨物是否安全到達。
3.送貨：確保貨物安全、準時到達指定地點。
（1）收貨人驗貨；
（2）收貨人在出庫清單上簽字確認；
（3）出庫清單一聯交收貨人，三聯交調度員。
七）配件管理配送流程（附流程圖）
1、配送員依據出庫清單驗收出庫貨物；
2、外運：
（1）驗貨后要將貨物包裝，并放入一聯出庫清單；
（2）索取運單或簽字證明；
（3）及時通知收貨人貨物的發運時間及其它事項；
（4）運單與其余二聯出庫清單交調度員；
（5）及時查詢貨物是否安全到達。
3.送貨：確保貨物安全、準時到達指定地點。
（1）收貨人驗貨；
（2）收貨人在出庫清單上簽字確認；
（3）出庫清單一聯交收貨人，三聯交調度員。
九）配件管理修理領料流程（附流程圖）
1、維修工持接車單到配件處領取修理用配件；
2、配件人員根據維修工的需求，收回舊件后，開據一式二聯銷售小票，注意標明車牌號等；
3、維修工簽字確認后，持二聯小票交結算員簽字確認，結算員留存一聯、交維修工一聯；
如屬三包業務，應先經三包索賠員簽字認可。
4、維修工持結算員簽字后的小票回執（一聯），到銷售員處取料。
配件管理修理領料程序（九）（十）配件報損管理辦法及申報流程
一、報損配件是指已經損壞或有質量問題或由于車型淘汰不能繼續銷售的在帳配件，且不能進行三包索賠、退貨和修復處理的。
二、報損配件的確認
在日常經營中產生、月度和季度盤點中清理出的已經損壞或有質量問題或由于車型淘汰不能繼續銷售的配件，必需經由服務經理、三包索賠主管、配件主管三方鑒定，確認不能進行三包索賠、退貨和修復處理的配件方可作報損處理。
由于人為因素所造成的質量配件不予報損批示，損失由責任人和連帶責任人承擔。例如：可作三包、退廠或修復處理的配件，未能及時做相應處理而導致過期無法處理，或由于維修工操作不當，保管員保管不善，所造成的配件損壞。
三、報損配件的申報
各分子公司在每季度的配件庫存全面清點工作中，將需報損的配件整理、確認后，填制《報損配件明細表》（附三），并填寫《配件報損申請單》（附二），上報服務部配件主管；服務部配件主管鑒定審核后進入《配件報損申報流程》（附一）。
四、報損配件的處理方法
配件報損批準后，配件由申報單位暫作保管，以便服務部做進一步處理，申報單位不允許私自將報損配件丟棄、變賣。
五、激勵機制
為控制配件的報損量，減少公司的經營損失，各公司的總經理、服務經理、配件主管必須嚴格控制配件的進貨計劃、及時進行異常處理（包括：運輸損壞配件、短缺配件、質量件、錯發配件向供應商的索賠）。
對于所發生的配件報損損失，損失的70%由該公司承擔，總經理承擔損失的10％，服務經理承擔損失的10％，配件經理（主管）承擔損失的10％。
